Si has llegado hasta aquí, seguramente ya sepas que el pasado 2 de diciembre de 2021 tuve la oportunidad de impartir la conferencia "Como optimizar tu tiempo" en el VII Congreso de Estudiantes de Ingeniería Informática (CESINF) de la ULL. Y que, como no podía ser de otra manera en una conferencia sobre gestión del tiempo, no tuve tiempo suficiente para llegar hasta dónde quería 😅.

En todo caso, en una conferencia de 30 min. es normal tener que dejar en el tintero muchas cuestiones y, por tanto, que a los asistentes les falte información a la hora de poner algo de lo dicho en práctica. Así que voy a intentar dejar por aquí algunas notas con lo más importante a tener en cuenta para adoptar un sistema de productividad y consejos para aprovechar mejor el tiempo que dedicamos a nuestras tareas.

Presentación y referencias

Esta es la presentación que utilice:

Las transparencias no tienen mucho texto, pero he incluido al final referencias a las fuentes oficiales de las técnicas comentadas —que en su mayor parte son libros— y enlaces a las aplicaciones recomendadas. En todo caso, con solo buscar por el nombre en Internet encontraremos multitud de páginas y tutoriales que explican los principales detalles de cada una de estas técnicas.

NOTA: Para el final de la presentación tenía preparada una pequeña encuesta para saber cuál de los sistemas de productividad parecía más interesan. Si ves los siguientes vídeos y te animas indicar tu elección, puedes hacerlo aquí.

En qué consiste GTD (en Trello)

Para quienes puedan estar interesados, he grabado esta píldora sobre qué es GTD y como aplicarlo usando Trello:

⚠ El tablero completo se puede filtrar por etiqueta pulsando en "Filtrar" en el lado derecho del tablero o usando la tecla F.

El tablero, por si alguien quiere usarlo como base para el suyo, está disponible aquí. Incluye dos botones en las tarjetas para ordenar la lista próximos por urgencia o fecha de vencimiento y una tarjeta plantilla para proyectos. Además, todos los días se ordena la lista de próximos por la etiqueta urgencia.

En qué consiste Systemist (en Trello)

También he grabado una píldora sobre Systemist usando Trello:

El tablero está disponible aquí, con características muy similares al de GTD.

GTD en Notion

Una de las cosas que más pena me dio fue no poder explicar como utilizo GTD con Notion.

La noche anterior recorté algunas partes de la presentación para asegurar que me daría tiempo. Me parece una herramienta fantástica para montar un sistema de productividad personal —o un gestor de documental, de notas, de proyectos, de rectas de cocina o de lo que se nos ocurra—.

Como no puedo ser, he grabado esta píldora explicando los pasos para hacerlo:

⚠ Al crear el dashboard final, las tablas también deben filtrarse por "Estado" para solo mostrar las que están en "Próximo".

En cualquier caso, no debemos olvidar que esto no son más que ideas. Cada uno debe adaptarlo a sus necesidades. Por ejemplo, así se ve actualmente mi dashboard y las vistas que uso en las bases de datos de tareas y proyectos:

Consejos finales

Para terminar, creo que es importante incidir en algunos consejos que también comenté durante la charla.

Lo primero es no solo es fundamental planificar las tareas de forma adecuada, mediante un sistema de productividad o alguna otra técnica más básica. También debemos asegurarnos de disponer de tiempo de calidad para trabajar. El tiempo de calidad se consigue evitando interrupciones y concentrándonos en una sola tarea al mismo tiempo.

Técnicas que nos pueden ayudar a maximizar el tiempo concentrados son el bloqueo de tiempo y el pomodoro.

Es aconsejable desactivar las notificaciones del móvil y del ordenador y no trabajar con el correo electrónico abierto. El correo lo podemos consultar en un par de momentos planificados del día, preferentemente nunca al comienzo de la jornada —cuándo estamos con más energía— y es interesante que los mensajes que requieran tiempo para ser procesados no interrumpan nuestro ritmo de trabajo. Es preferible incluirlos como tareas a realizar en nuestro gestor de tareas.

También es interesante capturar rápidamente cualquier idea, tarea o contenido que surja, para poder analizarlo posteriormente, sin interrumpir el trabajo que estamos efectuando.

Lo otro que tenemos que tener en cuenta es que es interesante tener tiempo sin hacer nada, fundamentalmente porque es algo muy positivo para la creatividad. A veces nuestra rutina diaria nos ofrece ese tiempo, por ejemplo cuando vamos de camino a casa o al trabajo o cuando hacemos ejercicio. Pero si no fuera así, deberíamos planificar esos huecos en nuestro sistema de productividad.